Una GO! es un procedimiento específico para sus colaboradores que describe las actividades necesarias para completar las tareas de acuerdo con las bases de la industria, sus propios estándares para administrar su negocio y las experiencias de todo el personal involucrado en la cadena de valor.
Cualquier documento que sea un «cómo hacerlo» entra en la categoría de GO!, es decir una Guía – Procedimiento – Manual – Folleto – Sumario – Compendio definen acciones que cumplen con el propósito de indicar la correcta ejecución de una tarea, puesto, actividad o decisión. En un entorno de fabricación, el ejemplo más obvio de una Guía Operativa, GO! son los procedimientos de línea de producción paso a paso utilizados para fabricar productos y capacitar al personal.
Una GO!, de hecho, define las experiencias de los operadores aunado a las buenas prácticas de nicho, los estándares de calidad y los de servicio. Las GO!s desempeñan un papel importante en las empresas. Las GO! son redacciones de “Como Desempeñar la Función” con base en experiencias, normas, comportamientos, definiciones, discursos relevantes, comunicación, normas, políticas, procedimientos y los estándares que se necesitan en las diferentes áreas y disciplinas de operaciones, marketing y administración dentro del negocio para garantizar el éxito.
De inicio las empresas buscan tener un «todo» documentado queriendo ahondar tanto como sea posible y dictando todas las necesidades de comunicación establecidas. Lo ideal es empezar con un propósito único de comunicar o documentar puestos y/o procesos estratégicos, se recomienda iniciar bajo un entorno simplificado de proceso que cumplan con el mínimo da acción para crear el producto o servicio de la empresa o negocio a tratar, y conforme el devenir de las estrategias ir acoplando y estructurando la información para dar fortaleza a los GO!s. Toda esta información en conjunto puede crear valor dando:
- Eficiencias y, por lo tanto, rentabilidad.
- Delimitar los alcances de cada puesto, actividad o área.
- Consistencia y confiabilidad en la producción y el servicio.
- Disminución de errores del día a día en todas las áreas.
- Apoyo a la dirección en la solución de conflictos.
- Un ambiente sano y seguro.
- Protección de los empleadores en áreas de responsabilidad potencial y asuntos de personal.
- Una hoja de ruta sobre cómo resolver problemas, y la eliminación de la emoción de la resolución de problemas, lo que permite centrarse en resolver el problema.
- Una primera línea de defensa en cualquier inspección ya sea por parte de un organismo regulador, un socio o socio potencial, un cliente o una empresa que realiza la debida diligencia para una posible compra.
- Valor agregado a su negocio si alguna vez desea venderlo.
Desarrollar un GO! se trata de documentar todos sus procesos y sistematizarlo.
Cada empresa tiene un mercado único, cada emprendedor tiene su propio estilo de liderazgo y cada industria tiene sus mejores prácticas. No hay dos empresas que tengan una colección idéntica de GO!s. Abajo encontrará una lista de algunos GO! típicos, que deberá considerar escribir para su propia empresa.
Marketing, Ventas y Servicio al Cliente
- Proceso comercial integrado, desde determinar las actividades de promoción hasta el cierre de la venta, pasando por la prospección y selección, los factores de calificación y discernimiento y las etapas para el cierre de ventas.
- Preparación de cotizaciones de ventas.
- Proceso de entrega del servicio, incluidos los tiempos de respuesta.
- Garantía, garantía, políticas de reembolso / cambio.
- Reconocimiento / resolución de quejas, comentarios y sugerencias de clientes.
- Aprobación de comunicaciones externas: comunicados de prensa, redes sociales, publicidad, etc.
Personal
- Perfiles y descripciones de puesto
- Filosofía y propósitos institucionales, valores, estrategias, sustentabilidad.
- Comunicados relacionados.
- Políticas de la compañía.
- Comunicados institucionales de orientación y capacitación de los empleados.
- Procesos correctivos y disciplinarios.
- Revisiones de desempeño.
- Uso de Internet y las redes sociales para fines comerciales
Producción / Operaciones
- Acciones en maquinaria y equipo de la línea de producción.
- Mantenimiento de equipos, procedimientos de inspección.
- Operaciones para capacitación de nuevos empleados en el uso de maquinaria y equipo.
Finanzas y Administración
- Cuentas por cobrar – proceso de facturación y cobros.
- Proceso de cuentas por pagar – maximizando el flujo de efectivo mientras se cumplen todos los plazos de pago.
Legal
- Reglamento interno de trabajo, contrato colectivo y/o documentación legal que permita al colaborador sentirse integrado a una empresa.
- Archivos digitalizados de cada empleado.
- Guías de seguridad e información relacionada con asistencias y casos de emergencia.
- Privacidad: redacción de las políticas de privacidad explícitas, que especifiquen qué información recopilará, por qué la recopila, cómo se utilizará y cuánto tiempo mantendrá La información en el archivo. Asegurar que todos en la organización solo soliciten la información que necesitan para hacer su trabajo.
Consejos
- Apoye los GO!s con imágenes descriptivas, fotos, dibujos, formatos, documentos, etc, de lo redactado, confirmando las acciones descritas.
- Establecer antes de la apertura los responsables y tiempos de revisión, mantener un mínimo anual.
- Desarrollar procedimientos en el idioma, estilo y formato que mejor se adapte al establecimiento (Lenguaje interno de la empresa).
- Escribir las GO!s en un lenguaje claro y conciso para que las actividades ocurran como se supone que deben, cite claramente el “cómo hacer” de cada puesto, dando valor al documento con experiencias y definiciones importantes.
- Alcanzar el nivel los detalles de los procedimientos operativos estándar deben proporcionar información mínima indispensable para mantener el rendimiento constante y evitar que los procedimientos se vuelvan poco prácticos, úselos acompañando a los “ACTORES” para ajustar los enfoques y discursos (speeches o pitches).
- Mantener las GO!s escritos al alcance y disponibilidad para que puedan ser utilizados por los supervisores y los empleados.
- Los borradores deben elaborarse y probarse antes de su publicación e implementación.
- Cuantos más tomadores de decisiones, empleados y complejidad en el negocio, más GO! se requieren.